Universidade do Estado do Rio de Janeiro

Procedimentos

Trâmites para Formalização dos Acordos de Cooperação

1. Manifestação de interesse das instituições envolvidas

Ocorrerá através de contatos via e-mail entre os docentes pesquisadores das instituições parceiras. Nesta negociação deverão ser discutidos os interesses comuns para o início da colaboração, bem como os ajustes ao acordo de cooperação.

2. Elaboração de proposta de Acordo de Cooperação e/ou Termo Aditivo

A proposta deverá ser elaborada em português e em língua estrangeira que melhor adapte ao país (portuguêsinglês, francês ou espanhol) seguindo os modelos à disposição neste site ou se for o caso, elaborar uma nova proposta de acordo com a instituição parceira. Em caso de modelo proposto pela instituição estrangeira as cláusulas 5, 8 e 9 devem figurar.

A responsabilidade pela tradução dos termos será da unidade acadêmica proponente. Ressaltamos que o Instituto de Letras da UERJ dispõe de serviço no Laboratório de Tradução.

Informações importantes que a proposta deverá observar:

A. O prazo de vigência do Acordo de Cooperação é de 5 anos;

B. Os docentes/pesquisadores e estudantes deverão contratar um seguro internacional de cobertura médico-hospitalar e de repatriação durante a sua permanência no exterior;

C. Os recursos necessários para o desenvolvimento da colaboração (passagens aéreas, hospedagem, etc.) deverão ser provenientes de fontes externas.

3. Plano de trabalho

Os docentes parceiros devem concordar e firmar plano de trabalho objetivo, preparado nos dois idiomas, contendo as seguintes informações:

I. Identificação do objeto a ser executado

II. Metas a serem atingidas

III. Etapas ou fases de execução (cronograma de atividades)

IV. Plano de aplicação dos recursos financeiros

Obs.: Definir, ao menos, uma das opções abaixo:

1. Informar se recurso UERJ;

2. Recurso de agência ou da IES estrangeira (anexar cópia documento);

3. Não há previsão de utilização de recursos pelas partes.

V. Cronograma de desembolso (se houver)

VI – Previsão de início e fim da execução do objeto, bem assim da conclusão das etapas ou fases programadas:

4. Aprovação pelo órgão competente na unidade de ensino

Após a elaboração da proposta do Acordo de Cooperação será necessária a aprovação em ata de um dos seguintes setores:

– Conselho Departamental da Unidade ou Colegiado de Pós-graduação

Importante: o órgão deverá aprovar o Acordo de Cooperação, bem como o nome de pelo menos um docente responsável, além de aprovar o plano de trabalho.

5. Indicação dos Executores

Não é necessária a indicação dos nomes dos executores para o Acordo de Cooperação. As partes serão qualificadas no Plano de Trabalho que deverá ser assinado pelos responsáveis das duas instituições no momento de apresentação para análise da proposta de Acordo de Cooperação a ser celebrada.

6. Abertura de processo

Para abertura do processo a unidade acadêmica da UERJ deverá enviar ao DCI, por e-mail, o arquivo da proposta de Acordo de Cooperação além de enviar, através de Memorando, os seguintes documentos impressos:

– Cópia da ata de Conselho Departamental e/ou Colegiado do Programa de Pós-graduação;

– Plano de trabalho devidamente firmado pelos docentes da UERJ e da IES estrangeira.

O DCI revisará os documentos apresentados, enviará a DCOM para autuar em processo administrativo.

7. Tramitação do processo nas instâncias superiores

O DCI formulará encaminhamento a Procuradoria Geral (PG) da UERJ, solicitando análise e apreciação.

Em seguida a PG devolverá o processo ao DCI com aprovação ou orientação sobre o procedimento de ajuste. Aprovado, a PG carimba e rubrica os originais do Acordo de Cooperação que serão assinados pelos Reitores.

O DCI enviará o processo à Reitoria da UERJ para assinatura dos originais.

O DCI enviará os originais firmados pela Reitoria da UERJ à instituição estrangeira parceira para assinatura da outra autoridade. O envio será feito através de Ofício via Sedex internacional pela DCOM/UERJ.

Em condições normais, os trâmites, até a assinatura do Reitor da UERJ, podem levar até 60 dias, após o recebimento dos documentos pelo DCI.

O retorno dos termos assinados pela instituição estrangeira depende dos trâmites seguidos pela mesma. Após o retorno das vias do Acordo de Cooperação devidamente assinadas pela autoridade máxima estrangeira, o processo é encaminhado a DCONV para publicação em Diário Oficial.

A publicação em Diário Oficial e a cópia do Acordo firmado serão enviadas pelo DCI à unidade
acadêmica executora para registro.

Cabe ao Executor o acompanhamento das atividades e a elaboração de Relatórios à medida que seja
necessário apresentar. Cabe ao Executor informar, por escrito, sobre o interesse em dar continuidade ou encerrar a vigência do Acordo de Cooperação.

 

Trâmites para formalização dos Termos Aditivos

1. A proposta de Termo Aditivo será apresentada ao DCI desta forma:

– Proposta de Termo Aditivo acordado pelas partes;

– Cópia da ata de aprovação do Conselho Departamental da Unidade e/ou do Colegiado do Programa de Pós-graduação;

– Breve projeto de pesquisa contendo detalhamento do plano de trabalho e cronograma de atividades da pesquisa a ser desenvolvido pelas instituições parceiras, incluindo informação sobre o plano de aplicação dos recursos financeiros.

2. O DCI incluirá a proposta de Termo Aditivo no processo administrativo do Acordo de Cooperação firmado pela UERJ e a universidade estrangeira e o enviará para PG para análise. Posteriormente seguirá para Reitoria.

3. Após o de acordo da Reitoria, o Termo Aditivo estará válido pela UERJ.

 

Procedimentos para proposição da convenção de Cotutela na UERJ

Para iniciarmos os procedimentos burocráticos pela UERJ, além desta minuta da convenção (convênio) aprovada pelas partes envolvidas, necessitamos dos seguintes documentos:
1. Cópia da carta de aceite da coorientador da instituição estrangeira (com tradução *); 

2. Cópia da carta de concordância do orientador;

3. Cópia da ata do colegiado da pós-graduação da unidade da UERJ aprovando a cotutela;

4. Documento da Pós-graduação UERJ confirmando a inscrição do doutorando como aluno inscrito;

5. Documento da Pós-graduação na IES estrangeira confirmando a inscrição do doutorando como aluno inscrito (com tradução *);

6. Anexar à documentação breve plano de trabalho/projeto de pesquisa com cronograma das atividades, caso não estejam especificados no texto do convênio;

7. Cópia da deliberação da Pós-graduação na UERJ;

8. A minuta deverá conter informações sobre seguro saúde enquanto estiver no exterior;

9. A minuta deverá conter o período no exterior que deverá ser de pelo menos 1 ano, com a aprovação do orientador, bem como o Colegiado do Programa de Pós da UERJ;

10. A minuta deverá conter detalhes sobre a orientação/supervisão;

11. A minuta deve constar informações detalhadas da defesa:

– Data, local, banca que deverá conter pelo menos 2 doutores docentes da UERJ, sendo um deles o orientador, conforme prevê a Deliberação-UERJ 031/2011;

– Título da tese em Português e idioma estrangeiro, quando for o caso;

– Especificar em qual idioma será a defesa, em qual idioma a tese será redigida e ainda o idioma do resumo;

– Especificar se haverá ou não defesa por videoconferência;

– Especificar se haverá defesa na IES de origem e, caso seja necessário, se haverá apresentação do resumo na IES parceira.

12. A minuta deverá conter o grau que será outorgado ao doutorando em cada IES parceira;

13. A minuta deverá conter período de início e previsão de término das atividades, incluindo a entrega da versão final da tese. Atenção a validade da convenção terá validade de 60 meses, podendo ser prorrogado por 12 meses, na forma do § 4º do art. 57, II, c/c 116 da Lei 8.666/1993. Nesse caso deverá haver documento oficial das 2 IES parceiras validando a prorrogação.

Esses documentos devem ser encaminhados ao DCI por memorando, que autuará o processo com a documentação da convenção de cotutela, encaminhará para análise da Procuradoria-Geral da UERJ. Após aprovada a minuta, o DCI enviará à Reitoria para assinatura.

* tradução fiel ao documento original, caso não seja utilizado o modelo da UERJ. A tradução fica a cargo do docente responsável. Recomendamos o Escritório de Tradução do ILE/UERJ;

CHECKLIST

Antes de enviar o processo de acordo de cooperação para o DCI, checar os itens abaixo:

(   ) Manifestação de interesse das universidades e concordância com os termos propostos;

(   ) Proposta do Acordo de Cooperação nos dois idiomas (bilíngue), com mesmos teor e forma. Vale o mesmo para Memorando de intercâmbio e Termo Aditivo;

(   ) Prazo de vigência dentro das normas estabelecidas (5 anos para o Acordo de Cooperação e para o Termo Aditivo atenção para a vigência do Acordo).

(   ) Tradução e/ou versão fiel ao documento original, caso não seja utilizado o modelo da UERJ. A tradução fica a cargo do docente responsável. Recomendamos o Escritório de Tradução do ILET/UERJ;

(   ) Especificação da responsabilidade para contratação de seguro saúde nos termos do acordo; ( ) especificação da origem dos recursos necessários, quando for o caso;

(   ) Apresentação de PLANO DE TRABALHO com cronograma, devidamente firmado pelos docentes das duas partes;

(   ) Cópia da ata de Conselho Departamental ou Colegiado do Programa de Pós-graduação, aprovando o Acordo ou Memorando de intercâmbio ou Termo Aditivo, bem como o nome do docente da UERJ responsável;

(   ) Breve projeto de pesquisa, além do plano de trabalho e cronograma, quando Termo Aditivo;

(   ) Memorando da unidade ou Programa para enviar todos os documentos ao DCI.

Ao enviar o processo para DCI, favor enviar as minutas por e-mail.

Problemas que podem causar atrasos na formalização da colaboração

– Falta de documentos solicitados;

– Diferenças entre os textos das versões propostas para Acordo de Cooperação, Memorando de Entendimento ou Termo Aditivo;

– Divergência nos prazos das versões;

– Falta da aprovação pelo órgão competente da unidade de ensino ou ausência da indicação de um docente responsável;

– Problemas na tradução e/ou versão.

Download:

Acordo

• Acordo Português

• Acordo Português_Espanhol

• Acordo Português_Francês

• Acordo Português_Inglês

 

Termo Aditivo

• Termo Aditivo Português

• Termo Aditivo Português_Espanhol

• Termo Aditivo Português_Francês

• Termo Aditivo Português_Inglês

 

Protocolo de Cooperação

• Protocolo de Cooperação nos idiomas: Português, EspanholFrancês Inglês

 

Cotutela

• Cotutela Português

• Cotutela Português_Espanhol

• Cotutela Português_Francês

• Cotutela Português_Inglês

 

Plano de Trabalho

• Plano de trabalho Português

• Plano de trabalho Português_Espanhol

• Plano de trabalho Português_Francês

• Plano de trabalho Português_Inglês

 

Checklist: Download

 

 

 

 

 

    

• English